Si tienes una empresa, el Kardex se presentará como una buena opción para mantener el inventario ordenado de mejor manera. Gracias a este tipo de registro te podrás ahorrar una serie de tareas, además de tener ciertos beneficios al contabilizar.
En la actualidad contar con este tipo de ayudas claramente es necesario para poder acceder a información necesaria. El control del material es importante, ayuda a poder evitar debacles económicas que pueden existir al no tener un buen manejo. A final del año será este sistema quien se encargue de rendir cuentas con registros que se utilizarán para las leyes de impuestos.
Ahora es momento de conocer un poco mejor de que se trata todo el sistema Kardex y cómo debe usarse. De esta forma podrás aplicarlo a tu empresa, ya sea pequeña, mediana o grande para que funcione de mejor forma.
Origen y definición del sistema Kardex
Antes de conocer lo qué es el Kardex, es necesario saber un poco de su historia y origen del sistema. De esta forma tendremos un poco más claro cómo llega este método de control y registro a las empresas actualmente. Así que primero profundicemos su historia y luego te mostraremos cada una de sus características.
Todo parte gracias a la empresa Kardex Remstar, quien se ha encargado desde 1880 de crear fichas de almacén. El primer modelo de esa fue la Card Index System, que fue utilizada en Estados Unidos. De esta forma, con el paso del tiempo la evolución ha sido contante en distintos aspectos de la empresa.
De esta forma llegan novedades a la empresa, como las máquinas de escribir y calcular o los armarios de archivos. En la actualidad, la empresa se encarga de diseñar diferentes sistemas para el almacenamiento automático y de preparación de pedidos.
Ya son más de 140 mil los sistemas que se han instalado por parte de esta empresa en el mundo. Cada una con ajustes para los clientes específicos que lo han solicitado y adecuándose a las exigencias dentro del mercado.
¿Qué es el sistema kardex?
Si te estás preguntando entonces ¿De qué se trata este sistema? Pues te lo contamos a continuación.
Quienes tengan este sistema podrán contar con una herramienta de registro estructurado de la mercancía que tengan en la empresa. Es un documento administrativo que se usa principalmente para el inventario de los bienes y el valor de los mismos.
Todo se podrá tener por un costo unitario y clasificado para conocer las similitudes que existen entre sus propiedades. Estas son conocidas como tarjetas Kardex que se utilizan en el inventario al ingresar datos de la mercancía. Así el control de los movimientos de entrada y salida se podrán tener de forma sistematizada.
Esta herramienta es ideal para tener reportes, evitar que se hagan inventarios manuales, ahorrar tiempo y dinero. Un software que cada vez está siendo más implementado en las empresas por su efectividad al usarlo. Esto ha dejado de lado claramente a las tarjetas impresas de contabilización manual o plantillas de Excel.
¿Qué encontraremos en estos formatos?
Dentro de estas tarjetas encontraremos un grupo de casillas a llenar por parte del encargado de esta área. Algunas de ellas se van a llenar de manera automática luego de agregar algunos datos de los productos. Así se podrá tener una referencia completa del inventario que se está realizando en la empresa.
Entre las casillas existentes se encuentran las siguientes:
- Producto: Se refiere al producto del que se esté haciendo el inventario en el sistema.
- Referencia: Es el código que identifica al producto del que se esté haciendo inventario.
- Proveedor: Este es quien realiza la venta a la empresa de los productos en cuestión
- Cantidad Máxima y Cantidad Mínima: Dentro de estas casillas se colocan las cantidades que se deben recibir tanto en su mínimo, como en su máximo.
Cada una de estas casillas servirá como guía para saber de qué producto se está haciendo el inventario en la empresa. Ahora, te mencionaremos las casillas que se deben llenar con los datos específicos y costos del mismo. Estos son de mucha importancia y se deben llenar con datos reales, ya que influyen en el resultado final.
- Fecha: El momento en el que entra a la empresa la cantidad determinada de cierto producto.
- Detalle: En esta casilla se debe escribir el tipo de acción que ha realizado la empresa, si una compra o una venta.
- Entradas: La casilla se encuentra dividida en: Cantidad, para el número de elementos, Valor unitario de cada elemento y la del Valor Total de los elementos.
- Salida: Es similar a la anterior, utilizada para las ventas, con las casillas de Cantidad, Valor Unitario y Valor Total.
- Saldos: El sistema reflejará la existencia que queda para la empresa del producto en cuestión. Se podrá tener datos en las casillas de Cantidad, Valor Unitario y Valor Total.
Es así como la empresa podrá tener de manera sistematizada todos estos datos para manejar su inventario. Se habrá reducido el tiempo de trabajo, tras no tenerse que hacerse de forma manual. Además, también dinero y optimización de tiempo para la empresa en un formato mucho más ordenado.
Ventajas y desventajas del sistema Kardex
Claramente, este tipo de sistema trae grandes ventajas a cualquier empresa que decida utilizar este software para sus inventarios. Sin embargo, también existen algunas desventajas que se harán notar sobre todo en los precios de los productos.
Es por eso que ahora te daremos un par de listas con las ventajas y desventajas que te ofrece Kardex. Así que toma nota si eres uno de los interesados en incluir este tipo de sistema de facturación e inventario en tu empresa.
Ventajas de este sistema
Estos son los puntos positivos que se pueden destacar de este tipo de sistema utilizado en la actualidad.
- Visualización de cada uno de los productos que compra la empresa
- Visión total de compras que se han realizado
- Observación de cada uno de los gastos que se han hecho
- Precios de las ventas realizadas
- Existencia total y por producto de cada uno de los elementos dentro del inventario
Desventajas al emplear el sistema
Aunque es muy efectivo el sistema, se puede encontrar algunas desventajas que no siempre aplican. Puede cambiar según la empresa y el tipo de economía que se esté manejando.
- Cuando existen economías inflacionarias se pueden llegar a tener utilidades superiores. Esto ocurre debido a que existe un choque entre los costos de las compras pasadas, con costos de ventas actuales.
- Otra de las desventajas se relaciona con los costos que hay de producción y las ventas bajas. En estos casos se incrementan las utilidades y se genera un impuesto mayor al normal.
Tipos de este sistema de inventario
En la actualidad existen tres diferentes tipos del sistema Kardex, cada una de ellas tiene diferentes técnicas. Ahora te mencionaremos cada una de ellas para que las puedas evaluar y aplicar la que más se ajusten.
· Método de Últimas Entradas y Primeras Salidas (UEPS)
Cuando se aplica esta técnica se logra determinar cuándo es que las últimas existencias que llegan, salen de primero. De esta forma se mantienen bajos los activos, menores utilidades y bajos impuestos. Es importante resaltar que esto no se permite en muchos países, donde se le conoce también como LIFO.
· Método de Primeras Entradas y Primeras Salidas (PEPS)
En este caso, esta técnica se emplea para conocer cuándo la mercancía que es adquirida primero, se venden de primero. Este tipo de método se usa con la finalidad de que no se tengan pérdidas o exista deterioro del producto. En algunos países se le conoce como FIFO por sus siglas en inglés.
· Método del Promedio Ponderado
Es con este método que se podrá determinar la media del costo que se tiene de la producción o mercadería. De esta forma se busca la actualización de los precios en cada una de las compras que se realicen.
Estos diferentes métodos o técnicas son efectivas para poder desarrollar de la mejor manera el inventario. Cada vez son más las empresas que se están mudando al sistema de Kardex para tener un manejo automatizado completo. Es así como se podrá controlar la mercancía de forma exacta y todo desde un mismo lugar.
Aplica el sistema de inventario Kardex a tu empresa
Ahora que conoces mejor lo que es el Kardex, seguramente te interesará aplicarlo a tu empresa. Este tipo de software es totalmente efectivo por la forma en la que facilita distintos aspectos del inventario. Solo será necesario instalarlo para comenzar a llenar las casillas correspondientes y tener todos los datos ordenados.
En nuestra tienda en línea, PCREDCOM, contamos con un gran número de software relacionados con sistemas de facturación. Además de esto, tenemos lo último en tecnología en los diferentes equipos electrónicos de nuestras categorías.
Nos encontramos en Monterrey, México, para atender cada una de tus necesidades. Accede a nuestra página web y lleva lo que más te guste.